A função desse sistema consiste em transformar documentos criados em papel para arquivos digitais, otimizando a localização deles através do(s) índice(s) cadastrados.
Sistema de Gerenciamento Eletrônico Documentos permite que o documento digitalizado se torna uma cópia fiel e inteligente do documento original. Desta maneira, o uso do documento físico é quase zero e só fica necessário em alguns casos legais
.Ele atende os fundamentos legais específicos de cada segmento, mas em todos os segmentos estão utlizando as modelos normativos abaixo:
- Lei Federal 12682/2012 - Dispõe sobre a elaboração e o arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos
- Conarq - Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos- E-Arq Brasil Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos
Vantagens
- Preservação do documento original;
- Segurança do Acervo;
- Redução de custos com área utilizada, de cópias e custos com pessoal;
- Controle na localização dos documentos;
- Proteção contra perda do documento;
- Controle de acesso aos documentos;
- Conservação dos "originais";
- Múltipla indexação;
- Encontrar o que procura de forma simples e rápida;
- Aumenta a visibilidade sobre o controle dos arquivos;
A Gestão Eletrônica de Documentos está diretamente conectada com uma gestão de qualidade, que gera produtividade, pois proporciona para as empresas foco nas atividades que realmente são importantes para o seu negócio, gastando energia para melhorá-lo